対応実績
1. ITシステム運用保守体制の改善
【課題】
お客様が行っているITシステムの運用保守業務は、課題管理からインシデント管理に至るまで属人化されている部分が多く、また業務の閑散期・繁忙期の稼働ギャップが激しいという状況。
あるべき体制を見いだしたいというご相談をいただきました。
【問題の分析】
業務現場へチーム管理者として参入させていただきました。
分析した結果、本事例の場合は既存メンバーの方々のスキルや意欲は充分高く、その点は問題ありませんでした。
（むしろそこに救われている状態でした）
3ヶ月ほど確認させていただき、主な問題点は以下の部分にあると特定しました。
・チームメンバーの高い士気に頼っているために、各種整理が不十分でもこなせてしまい、現場業務に詳しい方ほど自転車操業ができてしまう。
・新規案件受け入れの際の、稼働変化や責任範囲の変化についての考察が不十分。
【解決策】
分析結果をお客様にご報告の上、以下を実施いたしました。
まず、業務の可視化のため、タスク管理ツールを導入し、チーム全体のタスクの可視化を行いました。
メンバーの稼働を客観的に確認できるようになるだけでなく、ナレッジ蓄積も集約化できるようになりました。
課題解決を先送りして自転車操業となっている状態は誰もが自覚しているものの、目先の業務を回すことが最優先しやすい心理状態から脱却できません。
タスクを可視化することは立ち止まって考えやすくなる効果があり、特に新規案件受け入れ後の稼働影響については客観的に認識合わせできるようになりました。
そのほか、バージョンアップ作業などのふりかえり活動を通じてのチームビルディングや、定常業務の自動化を進めており、さらなる業務改善を図っています。
対応実績
2. IT顧問としての事業コンサル
【課題】
売上や利益など業績に課題を感じて効率的にいる状態。
仕事をたくさんこなしていきたいがどれも大事に感じてしまい、
優先度の判断が難しい。
宣伝活動も力を入れているが販売につながらないとのことで、
どうしたらよいかというご相談をいただきました。
【問題の分析】
優先度の判断が難しいことの主な原因は、不可抗力な要素にあるとお客様が考えておりました。
その認識を説得により覆すのではなく、まずは同じ認識を持てるよう、お客様事業の構造から日々の業務について話し合いを繰り返しました。
主に週1回、状況確認や今後の見込み等を話し合うだけで数ヶ月以上となり、大変長期間になりましたが、お客様にも真剣に取り組み続けていただけました。
そしてお客様の事業構造を共有しているという信頼関係を築きつつ、問題点をお互いに把握することができました。
お客様と検討の結果、対策が必要な問題点を以下に定めました。
・宣伝活動が多岐にわたっており、長期的なフォローをし続けることができていない。
・優先度の問題は不可抗力な要素以外にも原因があり、実行しなければいけないことと、
実行したいことの切り分けがあいまいな部分もあること。
【解決策】
宣伝活動の範囲は直近でフォローできている範囲に絞っていただくことにしました。
数ヶ月の間に構築した信頼関係により、この数ヶ月間にフォローされていなかった部分について、前向きに捉えることで建設的に取捨選択を進めていくことができました。
優先度についてはタスク管理ツールを導入してタスクを可視化することにしました。
一旦はこれまでどおり「実行すべきこと」「実行したいこと」を可視化した上で、日々の不可抗力な要素をふまえながら「実行すること」を判断していくことにしました。
どちらか決めかねるような事態でも、諸条件を整理することで「実行すること」を判断していただいています。
弊社は、ITを効果的に利用するにはお客様の事業内容にも
精通する必要があると考えております。
このお客様の事業内容は非IT系です。
本事例は非IT業種のお客様にもIT顧問として貢献することができるという弊社の姿勢を体現したものになります。
引き続き業務改善、業績向上に貢献するべくお手伝いをさせていただいています。
対応実績
3. 会社ホームページに求める要件
本事例は不採用となった事案ですが、
弊社の課題分析や取り組み姿勢をお伝えしたく、掲載いたします。
【課題】
創業から1年たち、そろそろホームページを更改したいがSEO対策をどうすべきか。
ホームページデザインも重要だが、SEO対策を最も重要視している。
というご相談をいただきました。
【問題の分析】
お客様は物理店舗をお持ちですが、既存ホームページにはショッピング機能がありました。
ショッピングサイトとして運営するにはSEO対策が必要不可欠です。
ただしお客様の商材は比較的店舗近郊を商圏とする事業構造です。
また、SEO対策は重要ではありますが費用がかさみやすい部分でもあります。
【解決策】
創業1年でSEO対策に予算を投入したホームページと、
物理店舗が持つ宣伝効果にあやかるホームページを比較検討し、
当面は低予算で物理店舗のサポートとなるホームページが得策であるとの提案をいたしました。
お客様要望に真っ向から反する提案です。
SEO対策がどれだけ有効に行われていても、
検索では競合する大手の次にヒットすることになります。
お客様の事業構造として、大手も中小も商材には差異がありません。
在庫と価格が競争力となる特徴があります。
つまり、競争力を持つ物理店舗の状態を正しく伝えられれば、
SEO対策に特別注力せずとも自然と上位ヒットにつながることになります。
お客様の創業期の予算を物理店舗の競争力に使っていただきたい。
ホームページのSEO対策はその準備が整ってからで充分間に合う。
そのような考えでご提案をさせていただきました。
残念ながらこの提案は不採用となりました。
お客様はホームページデザインの専門業者に発注されました。
この事例でお伝えしたいのは、弊社は必ずしもお客様の指定どおり提案を行うわけではないということです。
問題を解決することが重要であり、場合によってはお客様が想定するものとは
別の解決策をご提示することがあるということです。
もちろんこれは提案段階のお話であり、
契約が済んだ内容をうやむやにするようなことはございません。
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なお、後日談として、お客様は相応の予算を投入してホームページを更改したものの、
SEO対策の効果を感じることができず、再度弊社へ改善のご相談をいただきました。
改めて現状から改善分析を行って、お客様に貢献していきたいと考えています。
対応実績
4.実質的な社内システム部門としてお客様事業をフルサポート
【課題】
社内システムの運用に長年従事された人材の定年退職が迫り、今後の運用をどうするべきかとのご相談をいただきました。
一方で、電話交換機（PBX）や拠点間VPNの更改などの課題があり、また、従業員のPC環境のヘルプデスク機能についてもご相談をいただきました。
【問題の分析】
お客様は建築系の製造・販売業として老舗の会社です。
その社内システムは新旧が混在し、全容の把握はとても一朝一夕にできる規模ではありませんが、
課題ごとに方針と進捗を可視化しながら、一つ一つ整理していくことにしました。
【解決策】
まずは弊社を実質的な社内システム部門として位置づけていただくところから、ご提案させていただきました。
弊社にご相談いただく前から導入が進められていた業務サービス、PBXや拠点間VPNの更改から、会社ホームページや従業員が利用するPCサポートまで、課題は広範囲です。部分部分をお任せいただいたのでは、全体把握や決断は結局お客様が自力で行うことになります。
有力な社内システム担当者の定年退職が迫るなか、一番の課題は社内システム部門そのものです。
全体把握や各メーカーとの調整ごとは一旦弊社におまかせいただき、弊社から経営陣・管理部門へのご説明を行うことで、お客様が安心して全体把握ができる形を取ることにし、弊社に全面的におまかせいただけることになりました。
各種導入・更改事案は弊社が関わることでさらに最適化し、費用圧縮を進めています。
そのほか、3〜5年での中期目線での改善計画なども検討しており、安心かつ安定的な社内システムの運用を目指しています。